Uso de Excel: Cómo hacer gráficos en Excel

El tema de gráficos es muy amplio. Se incluyen aquí los conceptos más generales, dejando para el trabajo individual la experimentación de otros. Algunas técnicas se irán presentando en los temas de tipos particulares de gráficos, por lo que se aconseja no prescindir del estudio de ninguno.
INSERTAR GRÁFICOS

Una de las utilidades más apreciadas de las Hojas de Cálculo es la posibilidad de insertar gráficos de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. Excel 2010 posee una gestión de gráficos bastante buena, y en su uso en la enseñanza y en pequeñas oficinas permite cumplir la mayoría de los objetivos. Además, en esta versión se ha mejorado la calidad visual y las opciones de formato. Para confeccionar un gráfico necesitaremos una tabla previa de datos. Es conveniente que esa tabla (o rango) de datos posea títulos de cabecera en la primera fila y en la mayoría de los casos, que también existan en la primera columna. Si los encabezamientos (o rótulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es preferible copiarlo todo en una tabla nueva. También se pueden usar tablas sin etiquetas, pero después es complicado intentar añadirlas. En la explicación que sigue usaremos esta tabla como ejemplo. Como es de pequeño tamaño, cópiala si quieres en una hoja nueva de Excel

Deseamos crear un gráfico de barras (o columnas) que permita comparar los meses. Siempre que confecciones un gráfico debes comenzar por seleccionar la tabla de datos, incluidos los rótulos superiores. Abre la ficha Insertar y en el grupo de Gráficos elige Columna. En el menú correspondiente debes elegir el subtipo de gráfico. Por ejemplo el de Columnas en 3D. Verás que se forma el gráfico inmediatamente:

OPCIONES DEL GRÁFICO

Cuando se pulsa una vez sobre un gráfico, el contorno se transforma en un marco azul con puntos de anclaje para cambiar el tamaño, y tienes acceso a todas las opciones de la ventana de gráfico: Moverlo, borrarlo, modificar el área de datos, copiarlo, cambiar el tipo, etc. Para saber mejor qué puedes hacer, pulsa con el botón derecho sobre el gráfico para obtener el menú contextual.

Herramientas de gráficos

Si señalas el gráfico con el ratón, verás en la parte superior de la pantalla que se te ofrece la ficha de herramientas de gráficos:

Con ella puedes cambiar rápidamente el diseño del gráfico y los colores, con lo que puede ser que no necesites otros cambios. Si deseas tener más dominio sobre ellos, lee los siguientes párrafos.

Mover el gráfico

Para mover un gráfico señala su borde (aparecerá una cruz) con el ratón, arrastra el gráfico a otra zona y suelta.

Acceso a los distintos objetos del gráfico

Si pulsas sobre el gráfico y después sobre sus componentes, podrás ir cambiando uno por uno los objetos del gráfico: ejes, datos, título, leyendas, etc. Esto es muy largo de exponer, y es preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona del gráfico, lentamente, y observar cuándo un objeto queda enmarcado. Si es con línea de puntos, puedes, por ejemplo, moverlo o cambiar su tamaño.

Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic o pulsar con el botón derecho, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien (caso del título) acceder a su contenido. Observa cómo se ha cambiado la apariencia del gráfico del ejemplo:

En especial debes cuidar estos elementos:

Área del gráfico: Se activa cuando pulsas sobre el fondo del gráfico. Si usas el botón derecho y eliges Formato del área del gráfico, obtendrás un catálogo muy completo de opciones posibles:

Área de trazado: Es la parte propia del gráfico, su contenido, la que está enmarcada por los ejes. Puede recibir otros nombres, como plano posterior. Tiene opciones similares a la anterior.

Series y puntos: Reciben estos nombres los elementos que representan a los datos: Líneas, columnas, sectores, etc. Si pulsas sobre ellos se activan todos los datos, pero si vuelves a pulsar sobre uno determinado, sólo se activa él y lo puedes tratar por separado.

Cambio de escala

Ocurre a veces que los elementos del gráfico no están bien centrados, quedando hueco encima o debajo de la serie de datos. Para centrarlos mejor hay que cambiar la escala del eje Y. Inténtalo: sitúa el puntero del ratón sobre el eje Y y cuando aparezca el rótulo de “Eje Vertical”, haz doble clic con el ratón (o usa el botón derecho y usa Formato de eje). Se abrirá una ventana con opciones. Señala la pestaña Escala y cambia el mínimo, el máximo o cualquier otro dato. En el ejemplo se ha cambiado el mínimo (hay que pasarlo de Automático a Fijo), y las columnas más pequeñas se verán disminuidas:

Etiquetas en el eje X

En el eje X no se manejan el máximo o el mínimo, sino la forma de aparecer las etiquetas. Existen muchas opciones. Si pulsas también con el botón derecho, accederás a todas ellas. En las imágenes siguientes se ha cambiado el ángulo de inclinación del texto:

TIPOS PARTICULARES DE GRÁFICOS

GRÁFICOS CIRCULARES

En los gráficos circulares se pueden plantear dos cuestiones interesantes, y son la expresión de los datos y el destacar un sector del gráfico. Para explicarlo usaremos este ejemplo:

Mes Altas
Enero 23
Febrero 43
Marzo 56
Abril 45
Mayo 37
Junio 22

Cópialo a un archivo de Excel y construye un gráfico circular sobre esos datos. Usa la secuencia Insertar- Circular-En 3D. Obtendrás un gráfico similar a este:

Como puedes observar, no se incluyen al principio los valores que representa el gráfico: 23, 43, 56,…Puedes incluirlos como valores o mejor como porcentajes. Para ello selecciona la serie de datos y observa cómo cambia la ficha superior, en la que verás un grupo de Diseño de gráfico (a veces hay que hacer un doble clic). Elige el Diseño 1, que ofrece rótulos y porcentajes y así lograrás tu objetivo. También puedes usar el botón derecho y acceder a Etiquetas de datos.

Otra posibilidad es la de destacar un sector separándolo de los demás. Para ello selecciona la serie de datos y vuelve a pulsar sobre el sector deseado. Arrástralo con el ratón y lo separas tanto como desees.

GRÁFICOS EN COLUMNAS
Lo más importante que has de aprender sobre estos gráficos es la posibilidad de cambiar totalmente el aspecto de cada columna. Ya hemos visto el cambio de color o textura. También puedes elegir otra forma geométrica, como pirámides, conos, etc.

Para lograrlo basta usar el botón derecho sobre el gráfico y elegir Cambiar el tipo de gráfico…y de esa forma acceder a todas las figuras geométricas.

Como práctica para aprender bien las técnicas, intenta confeccionar un gráfico parecido al de la imagen con el ejemplo que usamos en el gráfico de sectores:

Columnas con varias series de datos

Los gráficos de columnas tienen variantes interesantes cuando representan dos o más series de datos. Se podrá elegir en ellos entre columnas apiladas o adosadas y entre representar porcentajes o cantidades absolutas.

Supongamos, por ejemplo, que deseáramos representar una tabla que está clasificada por sexos:

Cópiala en una hoja de Excel para poder seguir la explicación.

Si deseamos representar las cantidades absolutas, la mejor opción es la de columnas agrupadas, tanto planas como en 3D. En el ejemplo podría quedar así:

En él se percibe el predominio del personal femenino salvo en Zaragoza, aunque no nos damos cuenta de su importancia relativa en cada delegación ¿Qué diferencia es más importante, la de Bilbao o la de Málaga? Para responder a esa pregunta es preferible el uso de porcentajes apilados.

Pedimos en este caso el gráfico de tipo Columna apilada en 3D 100%:

Este gráfico informa mucho mejor de las cantidades relativas. En él percibimos que la proporción de hombres es ligeramente superior en Bilbao que en Málaga. Otro hecho destacado es que en Sevilla existe la mayor proporción femenina y en Zaragoza la masculina. Dejamos otras variantes para experimentación de los lectores.

GRÁFICOS LINEALES

Estos gráficos son muy populares, y se usan cuando se desea representar el cambio de una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su construcción es similar a la de otros tipos. Se seleccionan los datos y se pide insertar el gráfico determinado.

Prueba, por ejemplo a representar linealmente los datos que ya hemos usado en el caso de columnas. Elige como tipo Línea y como subtipo Línea con marcadores. Te deberá quedar así:

Un complemento interesante para este tipo de gráfico es la inserción de líneas de promedio y de error, que te permiten valorar la situación de un elemento dentro del grupo. La más sencilla de comprender es la que dibuja la desviación típica. Para insertarla selecciona la serie de datos y busca en la ficha de Herramientas de gráficos el grupo Presentación, y dentro de él Análisis y botón Barras de error.

La elección de líneas de error puede necesitar algún conocimiento estadístico, por lo que por ahora es preferible que elijas siempre Barras de error con desviación estándar. De esta forma obtendrás la línea del promedio complementada por unas barras que indican un alejamiento de la misma de una desviación típica. Así se destacarán los datos que se alejan de la media de forma significativa:

GRÁFICOS DE DISPERSIÓN

Los gráficos de dispersión describen como una nube los datos conjuntos de dos variables X-Y. Debes usar este tipo de gráfico cuando deseas comparar dos variables que se representan por muchos pares de datos: Estatura-peso, Superficie de un territorio-Riqueza, Edad-Rendimiento, Horas de estudio-Calificación, etc.

Gráfico con aspecto de nube

El gráfico de dispersión lo debes dejar como una nube si los datos X e Y están muy entremezclados, como en este ejemplo:

Antigüedad Averías/año Antigüedad Averías/año Antigüedad Averías/año
3 1 1 0 4 3
2 0 1 0 4 2
3 0 5 1 2 2
4 2 3 1 1 2
3 1 4 2 2 0
5 2 7 2 1 0
1 0 3 1 3 1
1 0 1 0 3 0

Captura cada par de columnas por separado y pégalas en Excel una debajo de otra, para conseguir tener sólo una columna para las antigüedades y otra para las averías.

Selecciónala y pide insertar gráfico de Dispersión con sólo marcadores. Obtendrás un gráfico similar al siguiente:

Observándolo podemos sospechar que a mayor antigüedad corresponde en general mayor número de averías, pero no queda muy claro por tratarse de una nube. Si deseas verlo mejor le puedes añadir una línea de tendencia. Le adjuntaremos la recta de regresión. Selecciona el gráfico y luego los puntos de datos. Con el botón derecho accedes a la opción de Agregar línea de tendencia, y en el catálogo que se abre elige Lineal.